La Privacy in Ufficio: Azienda e Dipendenti tra Diritti e Regolamentazione

La privacy in ufficio rappresenta un argomento di crescente importanza nella sfera lavorativa. La Corte Europea dei Diritti dell’Uomo ha sancito che leggere le mail dei dipendenti costituisce una chiara violazione della loro privacy, stabilendo che il datore di lavoro può controllare la posta elettronica del personale solo previa comunicazione, altrimenti si rende colpevole di violazione del diritto alla vita privata.

Il Controllo della Posta Elettronica e i Dilemmi Legali

Il controllo della posta elettronica e del computer dei dipendenti può generare confusione. Ad esempio, in aprile 2018, il Garante Italiano della Privacy ha accolto il ricorso di un lavoratore del Sole 24 Ore, ordinando all’azienda di cessare immediatamente ogni trattamento dei dati contenuti nelle comunicazioni di posta elettronica nel contesto di un procedimento di licenziamento. Tuttavia, in Francia, si è verificato un caso simile con esito opposto, in cui le ferrovie francesi SNCF non hanno violato la privacy di un impiegato accedendo ai file sul suo computer aziendale, poiché i documenti non erano etichettati come “privati” come richiesto dalla legge in vigore nel 2008.

L’Azienda Può Controllare le Email dei Dipendenti?

Prima di esaminare se un’azienda può controllare le email dei dipendenti, è fondamentale distinguere tra account di posta elettronica aziendale (esempio: nome.cognome@nomeazienda.it) e account personali, anche se accessibili dal computer aziendale tramite web mail o client di posta elettronica. Per gli account personali, numerose sentenze della Corte di Cassazione stabiliscono che le email personali sono intoccabili e inaccessibili, pena la commissione di un reato e la violazione delle regole costituzionali sul segreto della corrispondenza. Questo principio si applica anche quando il controllo della posta elettronica è finalizzato alla prevenzione o repressione di reati o comportamenti dannosi per l’azienda.

I Limiti del Controllo delle Email Aziendali

Quando si tratta di posta elettronica aziendale, la Corte Europea dei Diritti dell’Uomo afferma che il controllo delle email dei dipendenti rappresenta sempre un’ingiustificata intromissione nella privacy e una violazione del diritto alla vita privata e alla corrispondenza. Tuttavia, con alcune condizioni, l’azienda può accedere e leggere la posta elettronica aziendale dei suoi lavoratori.

I limiti imposti al datore di lavoro che desidera accedere alle email dei dipendenti sono i seguenti:

Avviso al Dipendente: Il lavoratore deve essere informato del possibile controllo.

Regolamento Aziendale: La possibilità di accedere alla posta elettronica aziendale deve essere prevista nel contratto di lavoro o nel regolamento aziendale.

Trasparenza e Finalità: Deve essere chiaro come e perché si può effettuare il controllo della posta elettronica aziendale.

Limiti di Finalità: Il controllo delle email deve essere limitato alla finalità del trattamento aziendale.

Email Pertinenti: Possono essere lette solo le email rilevanti all’attività aziendale, escludendo quelle di natura privata.

Tracciabilità dei Controlli: Il datore di lavoro deve garantire la tracciabilità dei controlli, registrando quali email sono state monitorate, per quanto tempo e chi ha avuto accesso ai risultati della sorveglianza.

In assenza di comunicazione preventiva o di uno qualsiasi dei suddetti punti, ogni controllo è vietato, e le eventuali prove di attività illecite non possono essere utilizzate in un contenzioso futuro. La legge è chiara nel garantire la protezione della privacy dei dipendenti, mentre concede alle aziende la possibilità di controllo solo se rispettano scrupolosamente queste regole.

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