Fatture rifiutate
Una volta emessa la fattura elettronica in formato XML, il Sistema di Interscambio processa il documento e lo invia al conferimento indicato sulla fattura stessa. Durante l’acquisizione l’Agenzia delle Entrate effettua dei controlli formali e sostanziali. Qualora venga riscontrati degli errori la fattura viene scartata e considerato come non emessa.
In questo articolo risponderemo ai dubbi relativi alle fatture scartate o rifiutate dal SDI e dalla PA e vedremo quali sono le strade percorribili per rimediare agli errori.
Quali sono i parametri di controllo dell’Agenzia delle Entrate?
La verifica avviene valutando i criteri di seguito elencati :
Nomenclatura e unicità del file trasmesso
Dimensioni del file
Integrità del documento e autenticità del certificato di firma (se firmato con le tecnologie ammesse dalle Specifiche Tecniche)
Conformità del formato fattura
Coerenza e validità del contenuto della fattura
Unicità della fattura
Recapitabilità della fattura
Gli errori riscontrati possono riguardare:
Codice conferimento del cliente
Codici Fiscali o le Partite IVA trascritti in fattura
Presenza di duplicati
Certificato di firma non valido (scaduto, revocato o non affidabile).
E’ necessario specificare che la verifica dell’autenticità della firma interessa solo le fatture verso la PA per le quali la firma è condizione obbligatoria. Di contro, per le fatture elettroniche emesse verso i privati, in cui l’apposizione della firma elettronica è opzionale, il controllo è effettuato solo sui documenti firmati.
Il Sistema di interscambio ha cinque giorni di tempo per effettuare i controlli e la consegna delle fatture ai destinatari. Entro lo stesso lasso di tempo viene inviato la Notifica o Ricevuta di Scarto con il codice identificativo dell’errore rilevato (ad es. codice 00100 – Certificato di firma scaduto).
Fatture elettroniche rifiutate quali sono le alternative?
Una volta che l’emittente riceve la fattura elettronica rifiutata può optare per le seguenti alternative:
Correggere la fattura scartata e rinviarla con gli stessi dati e numerazione al massimo entro 5 giorni dal ricevimento della Notifica di Scarto.
Emettere una nuova fattura con data e nuova numerazione: numerazione e la data devono essere coerenti con la sequenza di documenti emessi dopo la fattura scartata.
Emettere una nuova fattura con nuova data e numerazione speciale: la numerazione, pur rispettando un ordine progressivo, deve attestare che si tratta di una fattura che rettifica il precedente documento scartato dal sistema. A titolo di esempio, l’Agenzia delle Entrate riporta le numerazioni n/R on/S per identificare le fatture emesse in data successiva a quella non processata e inserita in un apposito registro selezionale.
Notifica di scarto della fattura elettronica
Per ogni fattura elettronica emessa a favore della Pubblica Amministrazione è previsto l’invio da parte della PA di una “Notifica di esito committente” di accettazione o rifiuto.
La Pubblica Amministrazione ha la facoltà di non accettare la fattura e di comunicarlo tramite il Sistema di Interscambio entro 15 giorni dalla data di consegna. Trascorso tempo il sistema invia a entrambe le parti una Notifica di Decorrenza dei Termini.
La Notifica di Decorrenza dei Termini implica dunque l’esito positivo di ricezione e inoltro della fattura elettronica da parte del sistema. Nel caso entrambe le parti ravvisino un errore, è comunque possibile correggere il documento e inviarlo anche successivamente alla decorrenza dei termini di rifiuto da parte del SDI.
La Pubblica Amministrazione non ha l’obbligo di trasmettere al fornitore l’esito. Se la fattura elettronica viene respinta utilizzando il sistema SDI, lo stesso trasmetterà il rifiuto al trasmittente.
Fatture rifiutate, come intervenire?
Una volta che la fattura viene rifiutata, il trasmittente può decidere di:
Ri emettere la medesima fattura (stesso numero e data) correggendo gli errori in base ai codici comunicati dalla PA nella ricevuta di rifiuto.
Emettere una Nota di Credito e procedere a una nuova emissione di una fattura corretta.
Procedura da seguire nel caso in cui la fattura sia stata già contabilizzata e solo in seguito venga riscontrato l’errore.
