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La distinta base (DiBa), o Bill of Materials (BOM) in inglese, è un documento che definisce tutti gli elementi necessari per la realizzazione di un determinato prodotto. La lista di materiali è essenziale nelle fasi di progettazione, produzione e assemblaggio di un prodotto.

La distinta base di un pizzaiolo ad esempio, comprenderà materie prime quali farina, lievito, acqua, mozzarella, pomodoro ecc oltre alle informazioni riguardanti tempi, quantità e l’infrastruttura necessaria macchine per la pasta e forno.

Analizzeremo le caratteristiche principali di una Distinta Base e di come creare questo documento partendo da un esempio reale di distinta base.

Cos’è una distinta base o BOM?

Definizione

Una distinta base, Bill of Materials o BOM, è un elenco completo dei materiali principali e dei sotto componenti necessari per realizzare un determinato prodotto. Oltre alla lista di materiali, la DiBa deve indicare le quantità richieste di ciascuno item e contenere le istruzioni per il processo di produzione.

In sintesi, una distinta base è una lista dei materiali essenziali per fabbricare un prodotto. La sua creazione rappresenta un processo chiave per ridurre i costi delle operazioni di magazzino.

A cosa serve la distinta base?

Una distinta base contenendo un’anagrafica dettagliata dei materiali serve a gestire in modo efficace la fornitura delle linee di produzione, genera inoltre dei benefici anche a livello di infra logistica. Il magazzino aziendale deve adattarsi a cicli produttivi sempre più impegnativi, la distinta base si presenta come uno strumento fondamentale per sincronizzare al meglio logistica e produzione.

La Distinta Base apporta miglioramenti ai seguenti processi:

Pianificazione dell’acquisto di materie prime:

la distinta base migliora la pianificazione degli acquisti evitando il rischio di accumulare stock in eccesso.

Definizione del costo delle attrezzature:

oltre alla spesa relativa all’acquisto delle materie prime, esiste un costo legato alle attrezzature necessarie per gestirle macchinari di produzione, personale .
Prevenzione di rotture di stock:

l’impianto di produzione deve sempre disporre delle materie prime necessarie per fabbricare un prodotto senza interruzioni. La Distinta Base migliora il controllo delle scorte e riduce questo rischio.
Riduzione degli errori di produzione: la distinta base definisce tutti i processi relativi alla fabbricazione di un prodotto, riducendo così le probabilità di errore. Inoltre, rende più facile rilevare in che punto e in quale momento si è verificata un’anomalia (tracciabilità del prodotto).

La Diba è il punto di partenza per raggiungere una catena di produzione ottimizzata, priva di errori e che viaggia a pieno regime.

Tipologia e struttura: un esempio di distinta base

Nell ‘esempio per produrre un disco freno completo occorrono i pezzi elencati e riportati nella distinta base conterrà la quantità necessaria per produrre un singolo freno, il costo e la sequenza del montaggio.

La distinta base presenta un’organizzazione gerarchica dei materiali strutturata in più livelli: al livello “zero”, ovvero quello che occupa la posizione più in alto della gerarchia, si trova il prodotto finito. Ai livelli più bassi ci sono invece le componenti e i sotto componenti.

La struttura gerarchica e i livelli di una distinta base dipendono dalla complessità del prodotto. Le due strutture diffuse sono:

Single-level bill of materials: destinata utilizzata per la realizzazione di prodotti dalla bassa complessità. L’elenco dei materiali necessari per fabbricare un carport, ad esempio, consiste in una lista di un solo livello, poiché l’oggetto si compone solo di pochi componenti.


Multilevel bill of materials. Il numero di livelli di una DiBa può considerarsi un indice di complessità del prodotto.

Questo perché una distinta base può contenere al suo interno molte altre distinte basi, includendo diversi livelli di assiemi e sotto insiemi, nonché la relazione tra ogni parte e la loro quantità. Pensiamo ad esempio alla costruzione di un’automobile in composta da un milione di pezzi. Verrà assemblata in sotto distinte e  loro volte suddivise in ulteriori distinte.

Livello: a ciascun materiale è assegnato un codice corrispondente a un preciso livello gerarchico. Il livello 0 è il prodotto finale, il livello 1 gli insiemi ( componenti), il livello 2 i sotto insiemi sotto componenti ecc. Codice identificativo: a ogni materia prima, materiale, parte o componente che appare nella distinta viene assegnato un codice che ne facilita l’identificazione.
Descrizione: l’elenco include una descrizione di ciascun materiale o componente che aiuta a comprendere, identificare e distinguere meglio gli elementi che lo compongono.
Quantità: nella DiBa è necessario specificare il numero di unità richieste per ciascun componente.

Note: qualsiasi informazione aggiuntiva e pertinente deve essere inserita nelle note.

Con questi dati la distinta base diventa un importante strumento di lavoro per la gestione del magazzino e per il calcolo del costo  dei prodotti.
 

Risulta pertanto  un documento chiave per il controllo di gestione

La misurazione della quantità di risorse assorbite per ogni articolo è fondamentale nel calcolo del costo industriale. Si tratta di un valore di assoluta rilevanza per chi all’interno dell’azienda deve assumere decisioni in relazione al prezzo di vendita.

La distinta base rappresenta il punto di riferimento per il calcolo dei preventivi. Le informazioni raccolte dalla contabilità attraverso la registrazione delle fatture di acquisto costituiscono un calcolo dei costi a consuntivo.

La somma dei costi indicati nella distinta base (preventivi), moltiplicati per i volumi prodotti, dovrebbero corrispondere a ciò che la contabilità poi rileva nelle sue registrazioni.

Nella realtà c’è una inevitabile differenza tra questi due valori. La misura di tale differenza indica il grado di affidabilità dei costi standard inseriti in distinta base. È importante che siano attendibili poiché i budget sono definiti utilizzando proprio i costi standard.

Il confronto tra i valori stimati in distinta base e quelli effettivi, registrati contabilmente, è una attività periodica da inserire nel processo di analisi degli scostamenti. Si tratta di un passaggio essenziale per sviluppare e mantenere un buon sistema di controllo di gestione.

Distinta Base  conclusione

La forma di una distinta base deve essere adattate alle specifiche esigenze aziendali. Ciò che caratterizza questo documento sono le informazioni in essa contenute che vale la pena riepilogare:

nome o codice articolo;
componenti acquistati all’esterno;
semilavorati livello 1 ;
fasi e tempistiche di lavorazione;
tipologia di macchinari utilizzati;
tempistiche di presidio degli addetti alla produzione.

 Le informazioni sono stimate in fase di progettazione per essere poi validate e migliorate in fase operativa. Il loro scopo primario è di supportare l’organizzazione delle attività di produzione.

I sistemi più completi prevedono anche l’inserimento di informazioni su:

nominativi dei fornitori esterni;
tempistiche di consegna;
stima dei costi standard per ogni componente o fase di lavorazione.

 

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