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La Matrice di Eisenhower, aiuta a decidere e a dare priorità ai compiti in base all’urgenza e all’importanza, selezionando i compiti meno urgenti e importanti che possono essere delegati o non fatti..

 

Da dove viene il nome Matrice di Eisenhower?


Dwight D. Eisenhower è stato il 34° presidente degli Stati Uniti dal 1953 al 1961.

Prima di diventare presidente, è stato un generale dell’esercito degli Stati Uniti e comandante supremo delle forze alleate durante la seconda guerra mondiale. In seguito divenne anche il primo comandante della NATO.


Eisenhower doveva prendere continuamente decisioni difficili su quale dei tanti compiti dovesse concentrarsi ogni giorno. usava dividere il proprio tavolo in quattro settori, dove collocava le pratiche che doveva sbrigare assolutamente lui, quelle che poteva delegare ad altri, quelle che poteva rimandare e, infine, quelle che poteva eliminare.
Il suo motto era: “ciò che è importante raramente è urgente, ciò che è urgente raramente è importante”. Questo lo portò ad inventare il famoso principio di Eisenhower, che oggi ci può essere di  aiuto per stabilire le priorità in base all’urgenza e all’importanza.

Come si usa la matrice Eisenhower?


Dando priorità ai compiti in base all’urgenza e all’importanza si ottengono 4 quadranti con diverse strategie di lavoro:

➀ Fare prima
Concentrarsi prima
sui compiti importanti
da fare il giorno stesso.

➁ Programmare
Importanti, ma
cose non così urgenti
dovrebbero essere programmate.

➂ Delegare
Ciò che è urgente,
ma meno importante,
delegare ad altri.

➃ Non fare
Ciò che non è né urgente
né importante,
non farlo affatto.

 

Possiamo chiamare il primo quadrante Fare primo perché i suoi compiti elencati sono importanti per la tua vita o per la tua carriera  o  per la tua azienda e devono essere fatti oggi o al più tardi domani.


Un esempio di questo tipo di compito potrebbe essere quello di rivedere un documento importante per il tuo capo.

Il secondo quadrante lo chiamiamo Pianificazione. I suoi compiti sono importanti ma meno urgenti.

Qui dovresti elencare i compiti che hai bisogno di mettere in calendario.
Un esempio potrebbe essere una ripartenza pianificata da tempo per allenarsi in palestra.


I manager professionisti lasciano meno cose non pianificate e quindi cercano di gestire la maggior parte del loro lavoro nel secondo quadrante, riducendo lo stress terminando i compiti urgenti e importanti in un tempo ragionevole.


Il terzo quadrante è per quei compiti che potete delegare in quanto sono meno importanti di altri ma ancora piuttosto urgenti.

Dovresti  comunque tenere traccia dei compiti delegati via e-mail, telefono o all’interno di una riunione per controllare il loro progresso in seguito.


Un esempio di un compito delegato potrebbe essere qualcuno che ti chiama per chiederti un favore urgente o per chiederti di partecipare ad una riunione.

Potreste delegare questa responsabilità suggerendo una persona migliore per il lavoro o dando al chiamante le informazioni necessarie per fargli affrontare la questione da solo.


Il quarto e ultimo quadrante è chiamato Non fare perché è lì per aiutarti a risolvere le cose che non dovresti fare affatto.


Scoprite e fermate le cattive abitudini, come navigare in internet senza un motivo o giocare troppo a lungo, queste vi danno una scusa per non essere in grado di affrontare i compiti importanti nel 1° e 2° quadrante.



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Mettere le cose da fare in una lista libera la mente.

Chiedetevi sempre cosa vale la pena di fare per primo.

Prova a limitarti a non più di otto compiti per quadrante.

Prima di aggiungerne un altro, completa prima quello più importante.

Ricorda: non si tratta di raccogliere ma di finire i compiti.


Dovresti sempre mantenere una sola lista sia per i compiti di lavoro che per quelli privati. In questo modo non potrai mai lamentarti di non aver fatto nulla per la tua famiglia o per te stesso alla fine della giornata.


Non lasciate che voi o gli altri vi distraggano.

Non lasciare che gli altri definiscano la tua priorità.

Pianifica al mattino, poi lavora alle tue cose. E alla fine, godetevi la sensazione di completamento.

Infine, cercate di non procrastinare così tanto. Nemmeno gestendo troppo le cose da fare.

 

Un’ alternativa alla matrice di Eisenhower: L’analisi ABC

L’analisi ABC viene suggerita dall’Harvard Business School.

Assegna la priorità delle attività nel seguente modo:

Attività connesse agli obiettivi critici: sono le più importanti;

Attività connesse a obiettivi secondari: sono di importanza media e alta urgenza;

Attività urgenti e non urgenti accomunate da avere poca importanza.

Facendo un parallelo con la matrice di Eisenhower.

Le attività legate al primo quadrante diventano attività di grado A.

Le attività legate al secondo quadrante diventano attività di grado B.

Le attività legate al terzo e quarto quadrante diventano attività di grado C.

Questo modo di valutare la priorità è più semplice e immediato rispetto alla matrice.

Permette inoltre di segnare facilmente il grado di priorità a fianco delle attività sia quando la pianifichi, sia quando analizzi come hai speso il tuo tempo.


Uno degli aspetti interessanti è che il sistema suggerisce di cercare di eliminare le voci della categoria
B, spostandole o nella A o nella C a seconda dell’attività, in modo da ottimizzare la giornata lavorativa.

Si tratta, pertanto, di una tecnica di ottimizzazione per le attività lavorative, ma che può essere utilmente
applicata anche ad altri contesti nei quali la gestione del tempo è comunque fondamentale.


Pareto e Analisi ABC


L’Analisi ABC nasce dall’analisi di Pareto, o principio di Pareto, che viene anche chiamato “legge 80/20” o
“effetto Pareto”.
Il principio prende il nome dal suo scopritore Vilfredo Pareto (1848-1923), ingegnere, sociologo ed
economista, che all’inizio del secolo scorso condusse una ricerca sulla suddivisione del patrimonio popolare
in Italia.

La ricerca di Pareto diede come risultato che il 20% dei cittadini italiani, disponeva di circa l’80% dei
terreni.
Pareto ne dedusse perciò che le banche si sarebbero dovute concentrare proprio su quel 20% di italiani per
essere più efficienti e ottenere maggiori profitti.

Generalizzando, quindi, il principio di Pareto afferma che la maggior parte degli effetti è dovuta a un numero ristretto di cause.



Applicazioni del principio di Pareto

Il principio di Pareto può essere applicato a vari contesti: nell’80% del nostro tempo usiamo il 20% del
nostro guardaroba, oppure nell’80% del nostro tempo libero frequentiamo il 20% degli amici, oppure
ancora nell’80% del nostro lavoro usiamo il 20% delle nostre conoscenze,

Ovviamente, non si tratta di numeri precisi, ma senz’altro il principio fa ben emergere un’idea di fondo e
cioè che è fondamentale classificare (ad esempio con il metodo ABC) l’importanza delle attività quotidiane.


Capita sovente, che il 20% delle attività da svolgere e che ci assorbirà l’80% del tempo consista in
attività davvero importanti, e per questo diventa importante disperdere energie in continue interruzioni


 

 

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